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4.1 Du cahier des charges au devis


a. Elaboration d’un cahier des charges
b. A qui s’adresser ?
c. Le devis

a. Elaboration d’un cahier des charges

L’élaboration d’un cahier des charges vous permettra d’une part, de préciser vos intentions et d’autre part, de présenter clairement vos objectifs et souhaits aux professionnels qui prendront le relais au moment de la production de l’outil.

Ce cahier comportera tous les éléments dont les professionnels pourraient avoir besoin pour bien comprendre le support à créer. Cela leur permettra de proposer un devis le plus complet possible.

- Description de vos objectifs
- Description du public final (âge, niveau socio-économique, habitudes de vie, de loisirs, de culture etc.) ainsi que du public relais, utilisateur de l’outil.
- Description des caractéristiques de l’outil et du but que vous voulez atteindre. Soyez le plus précis possible. N’hésitez pas à donner des indications de style, à montrer un autre outil en exemple ou en contre exemple, à montrer la maquette si celle-ci existe etc.
- Description des conditions d’utilisation prévues :

  • nombre d’exemplaires souhaités, dimensions, couleurs
  • échéancier
  • budget disponible
  • coordonnées des personnes de contact, dessinateur, chargé de projet etc. ou toute personne ressource pour l’une ou l’autre information.

b. A qui s’adresser ?

Le type de support choisi déterminera le type de professionnels avec lesquels vous allez travailler.
Deux possibilités s’offrent à vous pour la prise en charge de cette étape : faire appel à une agence de communication ou jouer vous-même le rôle de responsable de production.
Une agence de communication réunit les différents intervenants dans les phases de production de l’outil (graphiste, infographiste, spécialiste marketing etc.) ou fait appel à des sous-traitants (monteur vidéo, photograveur, imprimeur etc.).

Cette possibilité n’est certainement pas la plus avantageuse financièrement parlant (la commission de l’agence peut aller jusqu’à 20 voire 50 %) mais elle vous fera gagner du temps et vous déchargera de toute responsabilité au cas où une erreur surviendrait dans l’une des phases de production.

Si vous assumez le rôle de responsable de production, vous serez amené à engager les différents professionnels et à établir avec chacun d’eux un planning précis afin de coordonner l’ensemble : du graphisme jusqu’à l’impression.

La sélection des agences de communication se fera avec vos partenaires de projet. Le choix d’une agence ou de toute personne intervenant dans la phase de production de votre outil se fera selon plusieurs critères :
- la notoriété
- l’accessibilité des services
- le professionnalisme
- l’habitude de travailler ensemble
- l’expérience de communication avec votre public
- la faculté d’écoute de vos remarques
- la créativité
- les tarifs avantageux etc.

La majorité des supports demanderont cependant l’intervention d’un graphiste. Même une pièce de théâtre nécessite une présentation visuelle, un CD rom a besoin d’un livret, une exposition d’un programme etc..

Les étapes suivantes concernent donc plus particulièrement sur le support écrit et visuel de l’outil.

En fonction de l’état d’avancement de votre projet, l’agence (et dans ce cas le graphiste) peut vous proposer un travail de mise en page, des conseils pour le papier et les couleurs voire même la création d’illustrations, de schémas etc.

En fonction de l’état d’avancement de votre projet, l’agence (et dans ce cas le graphiste) peut vous proposer un travail de mise en page, des conseils pour le papier et les couleurs voire même la création d’illustrations, de schémas etc.

TRUC €

Les programmes informatiques accessibles au grand public permettent aujourd’hui de réaliser des mises en page de qualité à moindre coût. Cette solution peut convenir pour un dépliant de présentation, un livret etc. Mais un jeu d’une finition impeccable accompagné d’un livret mal bricolé risquerait de nuire à l’image de marque de votre outil.



Comment faciliter vos relations avec le graphiste ?
- N’oubliez pas que tout changement a un coût. Evitez les modifications de dernière minute et tâchez de respecter les échéances.
- Si vous pensez que l’articulation fond/forme est inadéquate, si vous n’adhérez pas à l’idée proposée, bref, si vous n’êtes pas à 100 % satisfait, dites-le !
- N’hésitez pas à demander la traduction du « jargon graphiste ».
- Posez vos exigences et ayez des objectifs clairs concernant le travail de l’agence ou du graphiste.

c. Le devis

A partir de votre cahier des charges, l’agence ou les différents professionnels établiront un devis. Celui-ci doit mentionner toutes les informations concernant le travail à effectuer. De la conception à l’impression, chaque poste doit faire l’objet d’une estimation budgétaire :
- conception (lay-out, recherche etc.)
- réalisation et mise en page
- matériaux (format ouvert ou fermé, type de papier et grammage, couverture, nombre de couleurs, d’exemplaires, finition etc.)
- Impression et procédés utilisés
- divers (déplacements, téléphones, honoraires du suivi etc.)
- transports éventuels, manutention, livraison
- informations sur les droits d’auteur pour les images/dessins/photos

Attention : un devis signé par vos soins fait généralement office de contrat.

Notez que si votre choix s’effectue sur base d’un ancien devis, les fluctuations des prix (papier, honoraires etc.) sont telles que ce prestataire pourrait se révéler inabordable.



Droits d’utilisation de l’information

Négocier avec l’illustrateur la libération des droits d’utilisation liés au dessin, à la photo pour une éventuelle réédition ou une publication sur un autre type de support (site Internet, publication du secteur, journal local etc.).

TRUC €

Ne pas hésiter à parler avec l’imprimeur des différents papiers existants. Il dispose peut-être d’un papier en stock quasi identique à celui de votre choix mais nettement moins cher.

Demander que la manutention (assemblage des différents éléments, en cas de kit pédagogique) soit effectuée par vos soins ou par un atelier de votre choix. Quelques centaines d’€ pourront être ainsi économisés.
Vérifier dans votre devis l’adéquation des montants TVA avec les postes concernés (un devis affiche généralement des montants hors TVA). En Belgique, la production d’un outil comporte des phases et des éléments soumis au taux de TVA de 21% et de 6%. Les livres, brochures, imprimés, albums, livres à colorier – pour autant que ceux-ci ne soient pas destinés à la publicité et soient considérés comme informatifs – seront soumis au taux de 6%. Ne sont pas considérés comme publicitaires, les ouvrages dans lesquels sont menées des campagnes en faveur d’institutions ou d’organisations sans but lucratif qui poursuivent des objectifs de nature politique, religieuse, philosophique, patriotique et civique, ainsi qu’en faveur d’organisations syndicales ou patronales.

Creative Commons License
Créer un outil by PIPSA UNMS est mis à disposition selon les termes de la licence Creative Commons Paternité-Pas d'Utilisation Commerciale-Partage des Conditions Initiales à l'Identique 2.0 Belgique .

Adaptation du guide « Comment créer un outil pédagogique en santé : guide méthodologique »
. Auteurs : Catherine Spièce et Maïté Frérotte, du Service Promotion de la Santé de l'UNMS ; Chantal Vandoorne et Sophie Grignard, de l'APES-ULg (Bruxelles, 2004).